Wymagane dokumenty w workflow

Opis modułu dodatkowego

Moduł "Wymagane dokumenty w workflow" pozwala użytkownikom precyzyjnie określać, jakie kategorie plików umowy są wymagane przy zmianie określonego statusu umowy. Główne funkcje modułu obejmują:

1. Konfiguracja wymaganych dokumentów

   • Użytkownicy mogą określić, które kategorie plików są niezbędne przy zmianie statusu umowy.
   • Możliwość ustalenia, na jakim statusie będą wymagane dokumenty dla każdej umowy.

2. Weryfikacja i zarządzanie plikami

   • Moduł pozwala uzyskać widok na liście umów, który wskaże, przy której umowie brakuje wymaganych plików.
   • Użytkownicy mogą bezpośrednio z listy umów dodawać brakujące pliki do odpowiednich folderów.

3. Blokada przejścia na kolejny etap

   • System nie pozwoli na przejście do kolejnego etapu workflow, jeśli wymagane pliki nie zostaną dodane do odpowiednich kategorii.
   • Funkcja ta zapewnia, że wszystkie niezbędne dokumenty są zgromadzone przed kontynuowaniem procesu.

Dzięki tym funkcjom moduł "Wymagane dokumenty w workflow" zapewnia uporządkowane i zorganizowane zarządzanie dokumentacją, ułatwiając monitorowanie i uzupełnianie brakujących plików oraz utrzymanie zgodności z określonymi procedurami.

Doskonałym dopełnieniem tego dodatku jest moduł "Podkategorie plików umowy", który umożliwia jeszcze precyzyjniejsze i łatwiejsze zarządzanie wymaganymi dokumentami poprzez tworzenie podkategorii plików. Dzięki temu użytkownicy mogą lepiej organizować dokumenty, co przyczynia się do zwiększenia efektywności i przejrzystości w zarządzaniu umowami. Oba moduły są ze sobą w pełni zintegrowane.

Podkategorie plików umowy

(Zapoznaj się z możliwościami tego modułu. )

Konfiguracja - kategorie plików umowy

Administracja: Konfiguracja -> Kategorie plików: Kategorie plików umowy

Wymagalność plików można określić dodając nową (kliknij "Dodaj kategorię") lub edytując istniejącą (kliknij "Edytuj") kategorię.

W oknie konfiguracji kategorii plików umowy zaznacz "Wymagaj plików w tej kategorii przy zmianie statusu umowy".

UWAGA

Po wprowadzeniu danych należy kliknąć "Zapisz".

Strzałka wskazuje kolumnę, w której symbol ✅ / ❌ określa czy dana kategoria plików jest wymagana.

Możliwa jest zmiana pozycji wyświetlanych kategorii, poprzez przeciągniecie ich za nazwę.

Użytkownik ma także możliwość edycji lub usunięcia kategorii za pomocą przycisku "Edytuj" / "Usuń".

Konfiguracja - statusy przypisane do umów i akcje automatyczne

Administracja: Konfiguracja -> Umowy: Statusy przypisane do umów i akcje automatyczne

Aby określić wymagalnośc plików, zastosuj się do poniższej instrukcji:

(1) Wybierz typ umowy z listy

(2) Wybierz status umowy spośród dostępnych

(3) Zaznacz "Włącz wymagalność plików umowy w określonych kategoriach przy zmianie z tego statusu na inny"

Weryfikacja i zarządzanie plikami na liście umów

Home: Umowy

Na liście umów użytkownik uzyska widok, które umowy wymagają wgrania plików.

(1) Kolor zielony oznacza, że plik został wgrany. Użytkownik może sprawdzić, jaki jest to plik lub dodać kolejny klikając na daną kategorię.

(2) Kolor czerwony oznacza, że plik nie został wgrany. Użytkownik może dodać plik z tego poziomu, klikając na daną kategorię. Po wgraniu pliku kolor kategorii zmieni się na zielony.

(3) Możliwe jest również dodanie plików do wymaganych kategorii z poziomu szczegółów umowy:

Wgranie wymaganych plików pozwoli użytkownikowi przejść do kolejnego statusu umowy.