Reklamacje
Moduł "Reklamacje" umożliwia użytkownikom zarządzanie reklamacjami w systemie, zapewniając różne poziomy dostępu i uprawnień w zależności od roli użytkownika. Dzięki funkcjom modułu możliwe jest kompleksowe zarządzanie reklamacjami, zapewniając użytkownikom odpowiednie narzędzia do obsługi, edycji, eksportu danych, przeglądania reklamacji oraz związanych z nimi plików.
Panel konfiguracji
Administracja -> Konfiguracja
Aby w pełni korzystać z możliwości modułu, należy dokonać ustawień poniższych konfiguracji:
Reklamacje
- Statusy reklamacji
- Kategorie reklamacji
- Priorytety reklamacji
Konfiguracja statusów, kategorii i priorytetów umożliwia dokładne wypełnienie formularza reklamacji oraz ułatwia późniejsze zarządzanie listą, zachowując porządek i organizację.
Kategorie plików
- Kategorie plików reklamacji
Konfiguracja kategorii plików umożliwia dodawanie plików do odpowiednich kategorii, co pozwala na zachowanie porządku i organizacji dokumentów.
Konfiguracja - Statusy reklamacji
Konfiguracja -> Reklamacje -> Statusy reklamacji
Aby dodać status, kliknij wskazany przycisk.
Użytkownikowi pojawi się okno konfiguracji, w którym to ma możliwość nadania nazwy, wyboru koloru oraz możliwość przypisania konkretnych kalkulatorów. Brak wyboru oznacza przypisanie wszystkich dostępnych kalkulatorów.
Po wprowadzeniu danych należy kliknąć "Zapisz".
Utworzone statusy pojawią się na liście. Na tym etapie możliwe jest także ustalenie, czy dany status ma pozostać aktywny klikając symbol ✅ / ❌.
Możliwa jest zmiana pozycji wyświetlanych statusów, poprzez przeciągniecie ich za nazwę.
Użytkownik ma także możliwość edycji lub usunięcia statusu za pomocą przycisku "Edytuj" / "Usuń".
Konfiguracja - Kategorie reklamacji
Konfiguracja -> Reklamacje -> Kategorie reklamacji
Aby dodać kategorię, kliknij wskazany przycisk.
Użytkownikowi pojawi się okno konfiguracji, w którym to ma możliwość nadania nazwy oraz przypisania konkretnych kalkulatorów. Brak wyboru oznacza przypisanie wszystkich dostępnych kalkulatorów.
Po wprowadzeniu danych należy kliknąć "Zapisz".
Utworzone kategorie pojawią się na liście. Na tym etapie możliwe jest także ustalenie, czy dana kategoria ma pozostać aktywna klikając symbol ✅ / ❌.
Możliwa jest zmiana pozycji wyświetlanych kategorii, poprzez przeciągniecie ich za nazwę.
Użytkownik ma także możliwość edycji lub usunięcia kategorii za pomocą przycisku "Edytuj" / "Usuń".
Konfiguracja - Priorytety reklamacji
Konfiguracja -> Reklamacje -> Priorytety reklamacji
Aby dodać priorytet, kliknij wskazany przycisk.
Użytkownikowi pojawi się okno konfiguracji, w którym ma możliwość nadania nazwy oraz wyboru koloru dla priorytetu.
Utworzone priorytety pojawią się na liście. Na tym etapie możliwe jest także ustalenie, czy dany priorytet ma pozostać aktywny klikając symbol ✅ / ❌.
Możliwa jest zmiana pozycji wyświetlanych priorytetów, poprzez przeciągniecie ich za nazwę.
Użytkownik ma także możliwość edycji lub usunięcia priorytetów za pomocą przycisku "Edytuj" / "Usuń".
Konfiguracja - Kategorie plików reklamacji
Konfiguracja -> Kategorie plików -> Kategorie plików reklamacji
Aby dodać kategorię, kliknij wskazany przycisk.
Użytkownikowi pojawi się okno konfiguracji, w którym ma możliwość nadania nazwy oraz opisu kategorii.
Utworzone kategorie plików pojawią się na liście.
Możliwa jest zmiana pozycji wyświetlanych kategorii, poprzez przeciągniecie ich za nazwę.
Użytkownik ma także możliwość edycji lub usunięcia kategorii za pomocą przycisku "Edytuj" / "Usuń".
Konfiguracja pól reklamacji
Konfiguracja -> Reklamacje -> Konfiguracja pól reklamacji
dodano możliwość zarządzania widocznością oraz obowiązkowością pól formularza reklamacji.
Kluczowe zasady konfiguracji:
• Widoczność: Administrator może całkowicie ukryć wybrane pola, których nie chce wykorzystywać w procesie. • Obowiązkowość: Istnieje możliwość oznaczenia wybranych pól jako wymagane. W takim przypadku system wymusi ich uzupełnienie podczas tworzenia nowej reklamacji. • Zależność logiczna: Pole, które zostało ukryte w widoku, nie może być jednocześnie ustawione jako obowiązkowe.
Zakładka Reklamacje
Home -> Reklamacje
Głównym widokiem modułu jest zakładka "Reklamacje". Z jej poziomu możliwe jest dodawanie, filtrowanie, sortowanie, edycja, przypisanie serwisu do reklamacji, oraz eksport listy reklamacji do pliku o formacie XLSX.
Zakładka Umowy -> Reklamacje
Home -> Umowy -> Szczegóły umowy -> Reklamacje
Reklamacje dostępne są również w szczegółach umowy. Z tego poziomu również możliwe jest dodawanie, filtrowanie, sortowanie, edycja, przypisanie serwisu do reklamacji, oraz eksport listy reklamacji do pliku o formacie XLSX.
Dodawanie reklamacji z poziomu umowy automatycznie przypisze ją do umowy oraz pobierze dane klienta do formularza. Natomiast z poziomu zakładki "Reklamacje" możliwe jest utworzenie reklamacji dla klienta niebędącego w systemie lub dodanie istniejącego (formularz pobierze dane klienta) i powiązanie go z umową.
Dodawanie reklamacji - zakładka "Reklamacje"
Znajdując się w zakładce, kliknij wskazany przycisk (Dodaj reklamację).
Użytkownik z tego poziomu będzie mieć wybór dodania reklamacji
- Istniejącemu klientowi w CRM (jego dane zostaną automatycznie pobrane do formularza)
- Nowemu klientowi (jego dane należy uzupełnić ręcznie w formularzu)
- Koordynatorzy reklamacji są to osoby z uprawnieniem do koordynowania "Jestem koordynatorem reklamacji". (Dowiedz się więcej o tym uprawnieniu)
Strzałki wskazują miejsa w kótrych możliwy jest wybór wcześniej skonfigurowanych w ustawieniach kategorii/statusów/priorytetów.
Po wprowadzeniu danych należy kliknąć "Zapisz".
Utworzona reklamacja pojawi się na liście wraz z podstawowymi informacjami. Aby przejśc do szczegółów reklamacji kliknij ID reklamacji.
Widok szczegółów pozwala:
- Powiązać reklamację z umową
- Przejść do szczegółów umowy, jeśli reklamacja jest powiązana
- Wyświetlić elementy zestawu, jeśli reklamacja jest powiązana z umową
- Wybrać wcześniej utworzoną kategorię plików, aby następnie załączyć pliki
Po wprowadzeniu danych należy kliknąć "Zapisz".
Możliwe jest bezpośrednie utworzenie seriwsu z poziomu reklamacji klikając wskazany przycisk. Użytkownikowi zostanie wyświetlony formularz serwisu. (Dowiedz się więcej o module "Serwis" oraz o dodawaniu serwisu.)
Widok szczegółowy reklamacji
Wprowadzono widok szczegółowy reklamacji, który agreguje wszystkie kluczowe informacje o zgłoszeniu w jednym miejscu. Nowy moduł pozwala na:
• Dodawanie notatek wewnętrznych przez pracowników. • Załączanie plików (dokumentacji zdjęciowej, skanów pism). • Wgląd w historię zmian, co umożliwia pełne śledzenie procesowania danej reklamacji.
Dodawanie reklamacji - zakładka Szczegóły umowy -> Reklamacje
Umowy -> Szczegóły -> Reklamacje
Aby dodać reklamację z tego poziomu, należy kliknąć wskazany przycisk. Dane klienta do formularza zostaną automatycznie pobrane z umowy.
Z tego poziomu reklamacja zostanie automatycznie powiązana z umową.
Po wprowadzeniu danych należy kliknąć "Zapisz".
Również z poziomu "Szczegóły umowy -> Reklamacje" klikając ID możliwe jest przejscie do jej szczegółów.
Analogiczna sytuacja dotyczy tworzenia serwisu. Z poziomu "Szczegóły umowy -> Reklamacje" klikając "Stwórz" możliwe jest przejście do formularza utworzenia serwisu. (Dowiedz się więcej o module "Serwis" oraz o dodawaniu serwisu.)
Jeśli dla reklamacji został już utworzony serwis, użytkownikowi pojawi się informacja "Został utworzony" zamiast przycisku "Stwórz".
Eksport listy reklamacji do pliku XLSX
Jednakowo z poziomu zakładki "Reklamacje" oraz "Szczegóły umowy -> Reklamacje" dostępny jest przycisk umożliwiający eksport listy reklamacji do pliku o formacie XLSX
Zakładka "Reklamacje":
Zakładka "Szczegóły umowy -> Reklamacje":
Powiadomienia
System umożliwia automatyczne powiadamianie koordynatora o przypisaniu do niego reklamacji.
Podczas tworzenia reklamacji system CRM automatycznie wysyła: powiadomienie systemowe, wiadomość e-mail do przypisanego koordynatora reklamacji.
Konfiguracja globalna:
Funkcja jest opcjonalna i może zostać włączona lub wyłączona w:
Konfiguracja -> Powiadomienia -> sekcja Reklamacje -> "Powiadamiaj koordynatora o przypisaniu do niego reklamacji"
Preferencje użytkownika:
Każdy użytkownik może indywidualnie zarządzać tymi powiadomieniami w ustawieniach swojego profilu: Profil -> Powiadomienia
Użytkownik ma możliwość wyłączenia otrzymywania tych alertów według własnych potrzeb.
