Przypomnienia do zadań

Moduł Przypomnienia do zadań umożliwia definiowanie niestandardowych powiadomień powiązanych z konkretnymi zadaniami w CRM. Dzięki niemu użytkownicy mogą automatycznie przypominać klientom lub osobom zaangażowanym w realizację zadania o zbliżającym się terminie – za pomocą wiadomości e-mail lub SMS.

Rozwiązanie to znacząco usprawnia komunikację, minimalizuje ryzyko przeoczenia ważnych terminów oraz wspiera terminową realizację zadań.

Wymagana konfiguracja powiadomień

Aby moduł Przypomnienia do zadań mógł wysyłać powiadomienia email oraz SMS, konieczne jest wcześniejsze skonfigurowanie odpowiednich ustawień komunikacji w systemie CRM. Dotyczy to m.in. konfiguracji poczty wychodzącej oraz bramki SMS.

Szczegółowe instrukcje dotyczące konfiguracji tych funkcjonalności znajdują się w dedykowanej dokumentacji, do której odnośniki zostały zamieszczone poniżej.

Email.

(Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej o konfiguracji głównej skrzynki email.)

SMS.

(Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej o konfiguracji SMS.)

Lokalizacja w systemie

Po włączeniu modułu nowa sekcja jest widoczna:

Zadania → Szczegóły zadania → sekcja pod „Termin do:”

W tej sekcji można:

• dodawać nowe przypomnienia,

• przeglądać listę zaplanowanych powiadomień,

• edytować lub usuwać przypomnienia (o ile nie zostały jeszcze wysłane).

Dodawanie przypomnienia do zadania

Aby dodać przypomnienie:

1. Wejdź w szczegóły wybranego zadania.

2. W sekcji Przypomnienia kliknij przycisk "+" (Dodaj powiadomienie).

3. Uzupełnij formularz przypomnienia.

Dostępne pola formularza

Podczas tworzenia przypomnienia możesz skonfigurować:

1. Typ powiadomienia

• Email
• SMS

2. Termin wysłania

• Domyślnie pobierany z pola Termin do w zadaniu
• Możliwość ustawienia niestandardowego terminu wysyłki

3. Niestandardowy termin powiadomienia

• Opcja „Włącz niestandardowy termin powiadomienia” Umożliwia określenie, ile przed lub po terminie zadania ma zostać wysłane przypomnienie (np. 1 dzień przed, 2 godziny po)

4. Odbiorca

• Klient przypisany do zadania

• Osoba powiązana z zadaniem (pracownik/użytkownik systemu)

5. Treść przypomnienia

• Pole tekstowe z domyślną treścią, którą można dowolnie edytować

Lista przypomnień

Po zapisaniu przypomnienie pojawia się na liście w szczegółach zadania. Na liście widoczne są m.in.:

• typ powiadomienia (Email / SMS),

• termin wysłania,

• odbiorca,

• status,

• dostępne akcje (Edycja / Usuń).

UWAGA

Przypomnienia, które zostały już wysłane, nie mogą być edytowane ani usuwane.

Zasady działania i logika systemu

• Każde przypomnienie musi mieć konkretną datę i godzinę wysyłki – niezależnie od tego, czy zadanie jest całodniowe czy godzinowe.

• System nie aktualizuje i nie wysyła ponownie przypomnień, które zostały już wysłane.

Zachowanie systemu w szczególnych przypadkach

Zmiana terminu zadania

• Zmiana terminu powoduje aktualizację terminu wysyłki przypomnień relatywnych.

• Przypomnienia, które zostały już wysłane, nie są modyfikowane.

Usunięcie osoby lub klienta z zadania

• Usunięcie osoby powiązanej lub klienta powoduje automatyczne usunięcie przypisanych do nich przypomnień.

• Przy usuwaniu klienta system wyświetla dodatkową informację, że wszystkie powiązane przypomnienia zostaną usunięte.

Usunięcie zadania

• Usunięcie zadania skutkuje usunięciem wszystkich przypomnień z nim powiązanych.

Podsumowanie

Moduł Przypomnienia do zadań pozwala w elastyczny sposób zarządzać komunikacją wokół zadań, zapewniając:

• terminowe przypomnienia dla klientów i zespołu,
• pełną kontrolę nad momentem i formą powiadomień,
• automatyczne reagowanie systemu na zmiany w zadaniu.

Jest to funkcjonalność szczególnie przydatna w pracy operacyjnej, projektowej oraz w obsłudze klientów wymagających regularnego kontaktu i przypomnień.