Autenti
Moduł Autenti - E-podpis umożliwia bezpieczne i wygodne podpisywanie umów bezpośrednio z poziomu RRUP CRM, z wykorzystaniem podpisu elektronicznego oferowanego przez platformę Autenti.
Aby skorzystać z integracji z Autenti, wymagane jest:
-
Aktywne konto Autenti (indywidualne lub centralne)
-
Wykupiony pakiet API Autenti – dostępny w modelu miesięcznym lub rocznym (Cennik API Autenti)
Moduł Autenti RRUP CRM – koszt wdrożenia modułu to jednorazowa opłata w wysokości 5000 zł netto.
Dostępne tryby integracji
System obsługuje dwa tryby działania, dzięki czemu można dostosować proces podpisywania dokumentów do specyfiki swojej firmy.
Tryb 1 - Indywidualne konta handlowców
W tym trybie każdy handlowiec posiada własne konto w Autenti. Dzięki temu może samodzielnie podpisywać umowy po stronie firmy, bez angażowania centralnego konta.
Jak działa?
Handlowiec generuje umowę i wysyła ją do podpisu klienta.
Klient podpisuje dokument jako pierwszy – Autenti stosuje kolejność podpisów i nie pozwala na równoległe podpisywanie.
Po podpisie klienta, handlowiec otrzymuje powiadomienie i może złożyć swój podpis.
Ważne - Konto handlowca musi być aktywne i poprawnie skonfigurowane w Autenti.
Tryb 2 – Konto reprezentacyjne (centralne)
W drugim, alternatywnym trybie tylko jedna osoba w firmie posiada konto Autenti – zazwyczaj jest to osoba z zarządu, np. prezes lub dyrektor operacyjny. Ten użytkownik widnieje jako reprezentant firmy na każdej umowie.
Jak działa?
Handlowiec generuje i wysyła umowę do podpisu klienta, ale nie musi posiadać indywidualnego konta w Autenti.
Dokument trafia do klienta, który składa swój podpis jako pierwszy.
Po podpisaniu przez klienta, reprezentant firmy (np. prezes) otrzymuje powiadomienie z Autenti i kończy proces podpisem po stronie firmy.
Po podpisaniu umowy przez klienta, dokument może zostać podpisany przez reprezentanta nawet po kilku dniach.
Korzyści
-
Brak konieczności zakładania kont w Autenti dla każdego handlowca.
-
Niższe koszty utrzymania, ponieważ wystarczy jedno konto Autenti.
-
Możliwość podpisywania wielu umów przez jednego reprezentanta.
Uprawnienia
Konfiguracja w RRUP CRM
Moduły dodatkowe -> Autenti - E-podpis -> Szczegóły
Z poziomu sklepu z modułami dodatkowymi, odszukaj moduł Autenti oraz przejdź do jego szczegółów za pomocą wskazanego przycisku.
Formularz połączenia z Autenti:
Identyfikator aplikacji klienckiej - uzyskany od Autenti
Tajny klucz klienta - uzyskany od Autenti
Adres email użytkownika autenti na którego RRUP będzie się logował aby wygenerować umowę do podpisu przez klienta. Wypełnienie tego pola wyklucza osobę generującą umowę do podpisu autenti z procesu podpisywania umowy. - Wprowadź adres email w przypadku chęci skonfigurowania Autenti zgodnie z trybem nr 2. Konto reprezentacyjne (centralne).
Imię użytkownika autenti - Wprowadź imię w przypadku chęci skonfigurowania Autenti zgodnie z trybem nr 2. Konto reprezentacyjne (centralne).
Nazwisko użytkownika autenti - Wprowadź nazwisko w przypadku chęci skonfigurowania Autenti zgodnie z trybem nr 2. Konto reprezentacyjne (centralne).
Podstawa reprezentacji, pojawi się jako dopisek na umowie - Wprowadź informację, która pojawi się na umowie w przypadku chęci skonfigurowania Autenti zgodnie z trybem nr 2. Konto reprezentacyjne (centralne).
Id klucza JWK - - Wprowadź klucz w przypadku chęci skonfigurowania Autenti zgodnie z trybem nr 2. Konto reprezentacyjne (centralne).
Czy włączyć tryb produkcyjny - Wybierz: Tak, jeśli jesteś gotowy podpisywać umowy za pomocą Autenti.
Typy umów
Aby możliwe było podpisywanie umów elektronicznych za pomocą Autenti, należy upewnić się, że wybrany typ umowy ma aktywną funkcję podpisu elektronicznego. W tym celu przejdź do:
Konfiguracja -> Typy umów -> Edytuj typ umowy
Sprawdź, czy pole „Wyłącz możliwość podpisywania umów elektronicznie” jest niezaznaczone. W przeciwnym razie podpisywanie przez Autenti dla danego typu umowy będzie zablokowane.
Konfiguracja po stronie API Autenti
Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy po stronie Autenti, skontaktuj się ze swoim opiekunem Autenti.
W panelu integracji Autenti z Aplikacjami klienckimi skonfiguruj połączenie z RRUP.
Adres URL
Wprowadź adres URL (domena Twojego CRM): np https://nazwaFirmy.rrcrm.pl/autenti
Kod publiczny
Klucz publiczny oraz klucz prywatny należy wygenerować za pomocą narzędzia dostępnego pod adresem wskazanym poniżej.
Po wygenerowaniu pary kluczy:
klucz publiczny należy wkleić w odpowiednim polu w systemie Autenti,
parę kluczy z pierwszej kolumny (Public and Private Keypair) należy przekazać do naszego zespołu.
Ze względów bezpieczeństwa rekomendujemy przesłanie kluczy w zaszyfrowanym archiwum ZIP zabezpieczonym hasłem, przy czym:
archiwum ZIP należy wysłać mailowo,
hasło do archiwum należy przekazać oddzielnym kanałem komunikacji, np. SMS-em.
Uprawnienia API
Nadaj poniższe uprawnienia na klucz API:
Dostęp do dokumentów
Nadaj dostęp użytkownikowi do wszystkich dokumentów organizacji we wskazanym miejscu:
Użytkowanie modułu
Podpisywanie umów przez Autenti odbywa się bezpośrednio z poziomu szczegółów konkretnej umowy.
Umowy -> Szczegóły umowy
W widoku szczegółów umowy pojawi się przycisk „Podpisz z Autenti":
Po kliknięciu przycisku system przeniesie użytkownika do podglądu umowy, gdzie można rozpocząć proces podpisywania:
Gdy dokument zostanie podpisany przez wszystkie wymagane strony, przycisk „Podpisz z Autenti” zmieni się na informację „Podpisano z Autenti”:
Uwaga Jeśli umowa została już podpisana, a przycisk nie zmienił swojego stanu, kliknij go ponownie. System pobierze aktualny status dokumentu z Autenti i po odświeżeniu strony zaktualizuje widok.
Podsumowanie
Moduł Autenti umożliwia wygodne i bezpieczne podpisywanie umów elektronicznych bezpośrednio z poziomu CRM. Dzięki możliwości wyboru trybu działania – indywidualnych kont handlowców lub centralnego podpisu reprezentanta, system dostosowuje się do organizacyjnych potrzeb firmy. Integracja pozwala uprościć proces sprzedaży, ograniczyć koszty i zwiększyć kontrolę nad podpisywanymi dokumentami.
Jeśli jesteś zainteresowany wdrożeniem podpisu elektronicznego Autenti w swoim systemie, skontaktuj się z nami.