Statusy zamówień
System statusów pozwala śledzić etap realizacji każdego zamówienia. Statusy zmieniają się automatycznie przy niektórych akcjach lub można je zmieniać ręcznie.
Cykl życia zamówienia
Nowe → Potwierdzone → Wydane → W trakcie → Odebrane → Rozliczone → Zamknięte
↘ ↗
→ Częściowo wydane → Częściowo odebrane →
Statusy główne
Nowe
Zamówienie właśnie utworzone.
Cechy:
- Produkty zarezerwowane w kalendarzu
- Można edytować wszystkie dane
- Oczekuje na potwierdzenie
Następny krok: Potwierdź zamówienie
Potwierdzone
Zamówienie zatwierdzone do realizacji.
Cechy:
- Produkty gotowe do wydania
- Edycja ograniczona
- Widoczne w harmonogramie
Następny krok: Wydaj produkty
Wydane / Częściowo wydane
Produkty przekazane klientowi.
| Status | Opis |
|---|---|
| Wydane | Wszystkie produkty wydane |
| Częściowo wydane | Część produktów wydana |
Cechy:
- Data wydania zapisana
- Protokół wydania dostępny
- Rozpoczęte naliczanie wynajmu
Następny krok: Oczekuj na zwrot
W trakcie
Wynajem w toku - produkty u klienta.
Cechy:
- Naliczanie kosztów aktywne
- Możliwe przedłużenie
- Widoczne na kalendarzu jako zajęte
Następny krok: Odbierz produkty
Odebrane / Częściowo odebrane
Produkty zwrócone przez klienta.
| Status | Opis |
|---|---|
| Odebrane | Wszystkie produkty odebrane |
| Częściowo odebrane | Część produktów odebrana |
Cechy:
- Data odbioru zapisana
- Stan produktów udokumentowany
- Naliczanie zakończone
Następny krok: Rozlicz zamówienie
Rozliczone
Należność wystawiona/opłacona.
Cechy:
- Faktura wystawiona
- Kwota do zapłaty określona
- Oczekiwanie na płatność
Następny krok: Zamknij po płatności
Zamknięte
Zamówienie zakończone.
Cechy:
- Wszystkie produkty zwrócone
- Płatność otrzymana
- Archiwalne
Anulowane
Zamówienie wycofane.
Cechy:
- Rezerwacja zwolniona
- Produkty dostępne
- Powód zapisany
Automatyczna zmiana statusów
System automatycznie zmienia status gdy:
| Akcja | Zmiana statusu |
|---|---|
| Rejestracja wydania wszystkich produktów | → Wydane |
| Rejestracja wydania części produktów | → Częściowo wydane |
| Rejestracja odbioru wszystkich produktów | → Odebrane |
| Rejestracja odbioru części produktów | → Częściowo odebrane |
| Wystawienie faktury | → Rozliczone |
Ręczna zmiana statusu
- Otwórz zamówienie
- Kliknij aktualny status
- Wybierz nowy status z listy
- Opcjonalnie dodaj komentarz
- Potwierdź
Ograniczenia
Nie wszystkie przejścia są dozwolone:
- ❌ Nie można cofnąć do "Nowe" po wydaniu
- ❌ Nie można oznaczyć jako "Odebrane" bez wydania
- ✅ Można anulować z dowolnego statusu (przed rozliczeniem)
Filtrowanie po statusie
Na liście zamówień:
- Kliknij Filtruj
- Wybierz statusy do wyświetlenia
- Możesz wybrać wiele statusów
Popularne widoki
- Aktywne - wszystkie oprócz Zamkniętych i Anulowanych
- Do wydania - Nowe i Potwierdzone
- Do odbioru - Wydane i W trakcie
- Do rozliczenia - Odebrane
Powiadomienia o statusach
Skonfiguruj powiadomienia przy zmianie statusu:
- Ustawienia → Powiadomienia
- Włącz dla wybranych statusów
- Wybierz odbiorców
Przykładowe zastosowania:
- Email do klienta przy wydaniu
- SMS do kierowcy przy odbiorze
- Alert do księgowości przy rozliczeniu
Historia zmian statusu
Każda zmiana statusu jest zapisywana:
- Otwórz zamówienie
- Przejdź do zakładki Historia
- Zobacz wszystkie zmiany z datami i autorami
Statusy a uprawnienia
Różne role mogą mieć różne uprawnienia:
| Rola | Może zmieniać status |
|---|---|
| Handlowiec | Nowe → Potwierdzone |
| Magazynier | Potwierdzone → Wydane |
| Kierownik | Wszystkie przejścia |
| Księgowy | Odebrane → Rozliczone |
Konfiguracja uprawnień w ustawieniach systemu.
Kolory statusów
Statusy są oznaczone kolorami dla szybkiej identyfikacji:
- 🔵 Niebieski - Nowe
- 🟢 Zielony - Potwierdzone, Wydane
- 🟡 Żółty - W trakcie, Częściowo...
- 🟣 Fioletowy - Odebrane
- ⚫ Szary - Rozliczone, Zamknięte
- 🔴 Czerwony - Anulowane