Przekształcanie oferty w zamówienie

Po akceptacji oferty przez klienta, następnym krokiem jest przekształcenie jej w zamówienie. Zamówienie to potwierdzona rezerwacja gotowa do realizacji.

Kiedy przekształcać

Przekształć ofertę gdy:

• Klient zaakceptował warunki
• Wpłynęła zaliczka (jeśli wymagana)
• Potwierdzono terminy

Proces konwersji

Krok 1: Otwórz ofertę

1. Przejdź do Wynajmy → Oferty
2. Znajdź zaakceptowaną ofertę
3. Kliknij aby otworzyć

Krok 2: Sprawdź dane

Przed konwersją upewnij się, że:

• ✅ Produkty są nadal dostępne w terminach
• ✅ Dane klienta są aktualne
• ✅ Ceny są prawidłowe
• ✅ Warunki są zaakceptowane

Ostrzeżenie o dostępności

Jeśli od utworzenia oferty minęło trochę czasu, produkty mogły zostać zarezerwowane przez inne zamówienie. System sprawdzi i ostrzeże o konfliktach.

Krok 3: Przekształć

1. Kliknij Przekształć w zamówienie
2. System wyświetli podsumowanie:
   • Lista produktów
   • Terminy
   • Kwota
3. Potwierdź klikając Utwórz zamówienie

Krok 4: Zamówienie utworzone

System:

• Tworzy nowe zamówienie z danymi oferty
• Blokuje produkty w kalendarzu
• Oznacza ofertę jako "Przekształcona"
• Przenosi Cię do widoku zamówienia

Co się dzieje z ofertą

Po konwersji oferta:

• Pozostaje w systemie jako archiwum
• Ma status "Przekształcona"
• Zawiera link do utworzonego zamówienia
• Nie można jej edytować

Rozwiązywanie konfliktów

Produkt niedostępny

Jeśli produkt został zarezerwowany:

1. System wyświetli ostrzeżenie
2. Możesz:
   • Zmienić termin - dostosować daty
   • Wybrać zamiennik - inny produkt tego typu
   • Usunąć pozycję - kontynuować bez tego produktu
   • Anulować - wrócić do oferty

Zmiana cen

Jeśli cennik się zmienił:

1. System poinformuje o różnicach
2. Możesz:
   • Zachować ceny z oferty - klient zaakceptował te warunki
   • Zaktualizować ceny - użyć aktualnego cennika

Zamówienie bez oferty

Możesz utworzyć zamówienie bezpośrednio, bez oferty:

1. Przejdź do Wynajmy → Zamówienia
2. Kliknij Nowe zamówienie
3. Wypełnij formularz (podobny do oferty)
4. Zapisz

Używaj tego dla:

• Stałych klientów ze znanymi warunkami
• Pilnych zamówień
• Prostych rezerwacji

Różnice między ofertą a zamówieniem

Aspekt	Oferta	Zamówienie
Cel	Propozycja	Potwierdzona rezerwacja
Blokada produktów	Nie	Tak
Edycja	Swobodna	Ograniczona
Rozliczenia	Brak	Generuje należności
Wydania	Niemożliwe	Możliwe

Anulowanie konwersji

Uwaga

Anulowanie zamówienia utworzonego z oferty nie przywraca oferty do edycji. Musisz utworzyć nową ofertę.

Jeśli musisz anulować:

1. Otwórz zamówienie
2. Zmień status na Anulowane
3. Podaj powód
4. Potwierdź

Śledzenie konwersji

Raport efektywności ofert

Przejdź do Raporty → Efektywność ofert aby zobaczyć:

• Liczba ofert
• Procent konwersji
• Średni czas od oferty do zamówienia
• Wartość przekształconych ofert

Historia oferty

Na karcie oferty zakładka Historia pokazuje:

• Kiedy utworzona
• Kiedy wysłana
• Kiedy zaakceptowana
• Kiedy przekształcona
• Link do zamówienia