Dokumenty PDF
System pozwala generować profesjonalne dokumenty PDF: oferty, podsumowania zamówień i protokoły wydania/odbioru.
Typy dokumentów
PDF oferty
Profesjonalna propozycja dla klienta.
Zawiera:
- Logo i dane firmy
- Dane klienta
- Lista produktów z cenami
- Opcje dodatkowe
- Podsumowanie finansowe
- Warunki wynajmu
- Miejsce na podpis
Generowanie:
- Otwórz ofertę
- Kliknij Generuj PDF lub Pobierz PDF
- Dokument otworzy się w nowej karcie lub pobierze
PDF podsumowania zamówienia
Kompleksowy dokument z całą historią zamówienia.
Zawiera:
- Dane zamówienia
- Klient i adresy
- Lista wszystkich pozycji
- Historia wydań i odbiorów
- Rozliczenie
- Płatności
Generowanie:
- Otwórz zamówienie
- Kliknij Podsumowanie PDF
- Pobierz dokument
Protokół wydania
Dokument potwierdzający przekazanie sprzętu.
Zawiera:
- Numer protokołu
- Data i miejsce
- Dane klienta
- Lista wydanych produktów
- Stan techniczny
- Uwagi
- Podpis wydającego
- Podpis odbierającego
Generowanie:
- Po rejestracji wydania kliknij Protokół PDF
- Lub z poziomu zadania wydania
Protokół odbioru
Dokument potwierdzający zwrot sprzętu.
Zawiera:
- Numer protokołu
- Data i miejsce
- Lista odebranych produktów
- Stan przy odbiorze
- Uwagi o uszkodzeniach
- Podpisy
Personalizacja dokumentów
Logo firmy
W ustawieniach systemu dodaj logo:
- Ustawienia → Firma
- Prześlij logo w formacie PNG/JPG
- Logo pojawi się na wszystkich dokumentach
Dane firmy
Uzupełnij dane wyświetlane w nagłówku:
- Nazwa firmy
- Adres
- NIP, REGON
- Telefon, email
- Strona www
Stopka
Możesz skonfigurować tekst stopki:
- Dane bankowe
- Informacje prawne
- Numer licencji
Kolorystyka
W niektórych szablonach można zmienić:
- Kolor akcentu
- Kolor nagłówków
Skontaktuj się z administratorem w sprawie dostosowania szablonów.
Warunki wynajmu
Domyślne warunki
Tekst warunków wynajmu drukowany na ofertach:
- Ustawienia → Moduł Wynajmy
- Sekcja Warunki wynajmu
- Edytuj tekst
- Zapisz
Warunki per oferta
Przy tworzeniu oferty możesz:
- Użyć domyślnych warunków
- Edytować dla tej oferty
- Wybrać z szablonów
Wysyłanie dokumentów
Email z załącznikiem
- Wygeneruj PDF
- Kliknij Wyślij email
- PDF automatycznie załączony
- Edytuj treść wiadomości
- Wyślij
Historia wysyłek
System zapisuje:
- Kiedy wysłano
- Na jaki adres
- Kto wysłał
- Czy otwarto (jeśli śledzenie włączone)
Podpis elektroniczny
Na tablecie
Przy wydaniu/odbiorze:
- Kliknij Podpis elektroniczny
- Klient podpisuje palcem na ekranie
- Podpis zapisywany z dokumentem
Wygląd
Podpis wyświetlany jako obraz w miejscu na podpis w protokole.
Drukowanie
Druk pojedynczego dokumentu
- Wygeneruj PDF
- Użyj funkcji druku przeglądarki (Ctrl+P)
Druk zbiorczy
Dla wielu protokołów:
- Zaznacz zamówienia/wydania
- Kliknij Drukuj protokoły
- System wygeneruje jeden PDF ze wszystkimi
Archiwizacja
Automatyczne zapisywanie
Każdy wygenerowany dokument jest archiwizowany:
- Powiązany z zamówieniem/ofertą
- Dostępny w historii
- Można pobrać ponownie
Wersjonowanie
Jeśli oferta/zamówienie się zmieni:
- Poprzednie wersje PDF zachowane
- Nowe dokumenty oznaczone wersją
- Możesz porównać wersje
Format i układ
Format strony
- A4 (domyślnie)
- Orientacja pionowa
- Marginesy standardowe
Czcionki
- Profesjonalne czcionki systemowe
- Czytelne rozmiary
- Hierarchia nagłówków
Tabele
- Przejrzyste tabele z produktami
- Podsumowania
- Obramowania
Języki
Wielojęzyczność
Dokumenty można generować w różnych językach:
- Przy generowaniu wybierz język
- Lub ustaw domyślny dla klienta
Dostępne języki zależą od konfiguracji systemu.
Dobre praktyki
- Zawsze dołączaj PDF - profesjonalny wygląd
- Sprawdzaj przed wysyłką - błędy w ofercie źle świadczą
- Archiwizuj podpisane - skanuj podpisane protokoły
- Aktualizuj logo - jeśli się zmieni
- Personalizuj warunki - dla różnych typów klientów
Rozwiązywanie problemów
PDF się nie generuje
Sprawdź:
- Wszystkie wymagane pola wypełnione
- Brak błędów walidacji
- Połączenie z serwerem
Złe formatowanie
Możliwe przyczyny:
- Zbyt długie teksty
- Nietypowe znaki
- Problem z konfiguracją szablonu
Zgłoś administratorowi.
Brak logo
- Sprawdź czy logo jest przesłane w ustawieniach
- Sprawdź format (PNG/JPG)
- Sprawdź rozmiar (zalecane max 500x200 px)