Przejdź do głównej zawartości

Generowanie faktur

System pozwala na generowanie faktur bezpośrednio z rozliczeń wynajmów. Faktury są integrowane z modułem fakturowania CRM.

Wymagania​

Przed wystawieniem faktury:

  • ✅ Rozliczenie zatwierdzone
  • ✅ Klient ma uzupełnione dane do faktury (NIP, adres)
  • ✅ Użytkownik ma uprawnienia do wystawiania faktur

Wystawianie faktury​

Z poziomu rozliczenia​

  1. Otwórz zatwierdzone rozliczenie
  2. Kliknij Wystaw fakturę
  3. Sprawdź dane:
    • Dane sprzedawcy
    • Dane nabywcy
    • Pozycje
    • Kwoty
  4. Kliknij Wystaw

Z poziomu listy rozliczeń​

  1. Zaznacz rozliczenia do zafakturowania
  2. Kliknij Wystaw faktury
  3. System utworzy faktury dla każdego klienta

Dane na fakturze​

Nagłówek​

  • Numer faktury (automatyczny)
  • Data wystawienia
  • Data sprzedaży (data zakończenia wynajmu)
  • Termin płatności

Sprzedawca​

Dane Twojej firmy z ustawień systemu.

Nabywca​

Dane klienta:

  • Nazwa firmy
  • NIP
  • Adres

Pozycje​

Każda pozycja zawiera:

  • Nazwę (np. "Wynajem koparki CAT 320")
  • Okres (01.02 - 15.02.2024)
  • Ilość (14 dni)
  • Cenę jednostkową
  • Wartość netto
  • Stawkę VAT
  • Wartość brutto

Podsumowanie​

  • Suma netto
  • VAT według stawek
  • Suma brutto
  • Kwota słownie

Format pozycji​

Domyślny format​

Wynajem sprzętu: Koparka CAT 320 (KOP-001)
Okres: 01.02.2024 - 15.02.2024 (14 dni)

Konfiguracja formatu​

W ustawieniach możesz określić:

  • Czy pokazywać numer produktu
  • Czy pokazywać okres
  • Czy łączyć podobne pozycje

Grupowanie pozycji​

Jedna pozycja zbiorcza​

Wszystkie produkty jako jedna pozycja:

Wynajem sprzętu budowlanego
Zgodnie z zamówieniem nr ZAM-2024-001

Pozycje szczegółowe​

Każdy produkt osobno:

1. Wynajem koparki CAT 320 - 14 dni × 500 zł = 7 000 zł
2. Wynajem agregatu - 14 dni × 100 zł = 1 400 zł
3. Transport - 2 × 200 zł = 400 zł

Podgląd przed wystawieniem​

Wersja robocza​

  1. Kliknij Podgląd faktury
  2. Sprawdź wszystkie dane
  3. Możesz jeszcze edytować
  4. Dopiero potem Wystaw

Kontrola błędów​

System sprawdza:

  • ⚠️ Brak NIP klienta
  • ⚠️ Niepełne dane adresowe
  • ⚠️ Zerowe pozycje

Faktura wystawiona​

Co się dzieje​

Po wystawieniu:

  • Faktura otrzymuje numer
  • Zapisywana w module faktur
  • Rozliczenie oznaczone jako zafakturowane
  • Zamówienie zmienia status

Blokada edycji​

Po wystawieniu faktury:

  • Nie można edytować rozliczenia
  • Zmiany wymagają korekty faktury

Wysyłka faktury​

Email do klienta​

  1. Otwórz fakturę
  2. Kliknij Wyślij email
  3. Sprawdź adres i treść
  4. Wyślij

Faktura załączona jako PDF.

Pobieranie PDF​

  1. Otwórz fakturę
  2. Kliknij Pobierz PDF
  3. Zapisz lub wydrukuj

Korekta faktury​

Kiedy korygować​

  • Błąd w danych
  • Zmiana ceny
  • Zwrot towaru
  • Reklamacja

Wystawianie korekty​

  1. Otwórz fakturę
  2. Kliknij Wystaw korektę
  3. Określ:
    • Pozycje do korekty
    • Nowe wartości
    • Powód korekty
  4. Wystaw korektę

Skutki korekty​

  • Nowy dokument (faktura korygująca)
  • Powiązanie z oryginałem
  • Aktualizacja salda klienta

Faktury zaliczkowe​

Zaliczka przed wynajmem​

  1. Przy tworzeniu zamówienia włącz Wymagaj zaliczki
  2. Określ kwotę lub procent
  3. Po wpłacie wystaw fakturę zaliczkową

Faktura końcowa​

Przy rozliczeniu system:

  • Uwzględnia wpłacone zaliczki
  • Wystawia fakturę na pozostałą kwotę

Faktura proforma​

Przed wynajmem​

  1. Z poziomu oferty kliknij Generuj proformę
  2. Proforma nie jest dokumentem księgowym
  3. Po wpłacie wystaw właściwą fakturę

Integracja z księgowością​

Eksport do systemów FK​

Faktury można eksportować:

  • XML (standard JPK)
  • CSV
  • Integracja API z systemami ERP

Automatyczna księgowość​

Jeśli skonfigurowano:

  • Faktury automatycznie trafiają do księgowości
  • Dekretacja według schematu
  • Aktualizacja rozrachunków

Numeracja​

Wzorzec numeracji​

Konfigurowany w ustawieniach:

FV/{RRRR}/{MM}/{NR}
Przykład: FV/2024/02/0001

Osobna numeracja​

Możesz mieć osobną numerację dla faktur wynajmowych.

Dobre praktyki​

Zalecenia
  1. Sprawdzaj dane - przed wystawieniem dokładnie zweryfikuj
  2. Wystawiaj regularnie - nie kumuluj
  3. Wysyłaj od razu - klient szybciej zapłaci
  4. Archiwizuj - faktury muszą być przechowywane
  5. Monitoruj płatności - śledź status