Przejdź do głównej zawartości

Statusy przypisane do umów i akcje automatyczne

Zakładka pozwala na utworzenie swoistej ścieżki statusów, którą ma przebyć umowa. Dzięki temu użytkownik może zdefiniować konkretne etapy postępu umowy oraz kontrolować, na którym etapie znajduje się dana umowa w określonym czasie. To narzędzie zapewnia klarowność i strukturę w procesie zarządzania umowami.

Przedstawienie funkcji

Zakładka pozwala na szeroką konfigurację w zakresie statusów oraz akcji automatycznych.

W tej sekcji dokumentacji zostaną zaprezentowane główne funkcje oraz zasada działania.

Poniżej tejże sekcji dokumentacji znajduje się instrukcja konfiguracji.

2.png

3.png

1. Wybór typu umowy - za pomocą rozwijanej listy użytkownik ma możliwość wyboru jednego z typów umowy, aby następnie przejść do widoku konfiguracji poszczególnych statusów.

2. Dodawanie ręczne statusów oraz "Kopiuj z"

  • Poprzez wybór statusów z rozwijanej listy użytkownik ma możliwość ręcznego tworzenia ścieżki.

  • Istnieje także możliwość wybrania istniejącej ścieżki z listy, a następnie jej ewentualna edycja.

3. Ustawienia statusu - każdy ze statusów ścieżki podlega możliwości konfiguracji. W tej sekcji użytkownik może między innymi ustawić pozycję dla statusu na ścieżce, nadać uprawnienia rolom, które mogą ustawić dany status na umowie, oraz wybrać statusy, które będą dostępne po nim.

4. Akcje automatyczne - konfiguracja akcji automatyczny pozwala, aby dla danego statusu:

  • Stworzone zostało zadanie
  • Stworzona została notatka do umowy
  • Wysłany został e-mail
  • Wysłany został SMS

Konfiguracja

1. Wybór typu umowy

1.0.png

Za pomocą rozwijanej listy użytkownik ma możliwość wyboru jednego z dostępnych typów umowy, aby następnie przejść do widoku konfiguracji poszczególnych statusów.

Tworzenie nowego typu umowy odbywa się w zakładce Konfiguracja > Umowy > Typy umów.

2. Dodawanie ręczne statusów oraz "Kopiuj z"

4.png

Po wyborze typu umowy użytkownik uzyskuje możliwość dodania statusów.

Odbywa się to poprzez wybór statusu z rozwijanej listy, a następnie kliknięciu "Dodaj status".

Możliwe jest także rozwinięcie opcji "Pokaż zaawansowane", aby wybrać istniejącą ścieżkę, a następnie kliknięcie przycisku "Kopiuj". W ten sposób wcześniej utworzona ścieżka wraz z ustawieniami zostanie skopiowana.

3. Ustawienia statusu

5.png

1. Każdy ze statusów podlega możliwości konfiguracji.

Możlwie jest:

  • Ustalenie pozycji statusu na scieżce
  • Aktywacja opcji wyliczenia prowizji przy tym statusie(po zaznaczeniu tej opcji przy statusie pojawi sie symbol $)
  • Aktywacja opcji wstrzymania prowizji przy tym statusie
  • Aktywacja opcji anulowania prowizji przy tym statusie
  • Aktywacja opcji zablokowania edycji umowy przy tym statusie
  • Aktywacja opcji odblokowania edycji umowy przy tym statusie
  • Aktywacja opcji wymagania podania powodu zmiany statusu

NOWOŚĆ!

7.png

  • Gdy wszystkie umowy inwestora osiągną ten status, automatycznie przenieś na następny - gdy wszystkie umowy klienta (z danego typu umowy) osiągną określony status to automatycznie wszystkie umowy zmienią status na następny zgodnie z workflow.

  • Uwaga - Jeśli jakaś umowa nie ma dostępnego kolejnego statusu wybranego z listy (może nie być zdefiniowany w workflow). Wtedy takie umowy zostaną pominięte.

Możliwe jest usunięcie statusu poprzez kliknięcie przycisku "Usuń status".

2. Użytkownik ma możliwość określenia ról, które mogą ustawić dany status na umowie (brak wyboru oznacza dostępność dla wszystkich).

3. W tym miejscu użytkownik określa jakie statusy będą dostępne po nim.

Na podstawie tego przykładu zaznaczony został status następny na ścieżce, czyli: "Umowa do podpisania" oraz "Anulowana" tak, aby nawet na pierwszym etapie możliwe było przejście do ostatniego.

4. Akcje automatyczne

6.png

Poniżej ustawień dla danego statusu znajdują się akcje automatyczne.

Aby dodać akcje dla statusu należy z rozwijanej listy wybrać typ akcji. Dostępne typy akcji to:

  • Stworzenie zadania
  • Stworzenie notatki do umowy
  • Wysłanie e-mail'a
  • Wysłanie SMS'a

Każda z akcji ma odmienny formularz, lecz działanie jest analogiczne.

Następnie należy wybrać typ odbiorcy spośród:

  • Użytkownik CRM
  • Pracownik przypisany do klienta
  • Klient
  • Monterzy przypisani do montażu

W przypadku akcji wysyłki e-mail'a do klienta w przykładzie w treści maila został użyty jeden z kluczy pól automatycznych.

1. Dostępne pola automatyczne ukażą się po kliknięciu wskazanego przycisku. Służą one automatycznemu przypisywaniu słów, zwrotów czy numerów, dzięki czemu nie ma potrzeby konfigurowania każdej akcji oddzielnie. Treść danej akcji będzie zawsze spersonalizowana do Państwa potrzeb.

Kliknięcie pola "Pokaż zaawansowane" pozwoli skopiować istniejące już akcje automatyczne dla tego samego statusu w wybranym przez użytkownika typie umowy.

UWAGA

Po wprowadzeniu danych należy kliknąć "Zapisz akcję".